Standar Operasional Prosedur Perusahaan adalah dokumen yang dimiliki oleh perusahaan yang berisi tentang prosedur bagaimana menyelesaikan pekerjaan dengan baik. hal ini untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi para pegawai dengan beban biaya serendah mungkin.
SOP mutlak dimiliki oleh setiap perusahaan, karena SOP menjadi pedoman bagaimana sebuah perusahaan beserta divisi di dalamnya melaksanakan tugasnya masing-masing. Nah, di bawah ini akan dibahas tentang format untuk menyusun SOP Perusahaan.
Format Menyusun Standar Operasional Prosedur Perusahaan
Header
Jika sebuah perusahaan ingin menyusun SOP Perusahaan, maka pertama kali yang harus disiapkan adalah format SOP Perusahaan. Ya, selain membentuk tim penyusun yang terdiri dari SDM pilihan, menentukan format SOP juga merupakan hal yang penting.
Format SOP Perusahaan tidak perlu ribet, namun cukup sederhana akan tetapi sangat powerfull. Biasanya format SOP Perusahaan terdiri dari deskripsi ataupun flow chart. Bisa juga dengan form atau table yang digunakan sebagai tools untuk menjelaskan prosedur kerja.
Biasanya format SOP Perusahaan terdiri dari 4 bagian pokok, yaitu Header, Isi Utama, Disposisi dan Penjelasan Prosedur. Seperti umumnya SOP, pada bagian Header terdapat informasi umum mengenai Identitas Standar Operasional Prosedur Perusahaan.
Misalnya saja namu SOP nya adalah SOP Perusahaan Internal Audit, jadi yang teratas tertulis di Header adalah nama SOP tersebut. Baru setelahnya ditambahkan detail-detail dan informasi lainnya.
Selain Identitas dari SOP itu sendiri, biasanya yang dicantumkan di Header adalah nama dan logo perusahaan/organisasi/entitas/lembaga. Selain itu dicantumkan juga nomer dokumen SOP, tanggal berlakunya, keterangan perbaikan dan jumlah halaman.
Isi Utama
Bagian selanjutnya dari format Standar Operasional Perusahaan adalah Isi Utama. Bagian ini merupakan bagian inti dari SOP Perusahaan yang akan disusun atau dikembangkan atau direvisi oleh tim penyusun SOP.
Pada bagian isi utama ini dicantumkan tujuan dari perusahaan itu sendiri. Misalnya saja perusahaan yang ingin membuat SOP adalah perusahaan internal audit, maka salah satu tujuannya adalah untuk mengevaluasi seluruh sistem perusahaan dalam semua aspek.
Pokoknya dalam semua aspek yang dapat mempengaruhi kualitas sebua produk serta kelancaran sistem distribusi. Jadi perusahaan internal audit bukan hanya bertugas mencari kesalahan atau kelemahan yang ada pada perusahaan yang akan di-audit.
Yang paling penting adalah bagaimana sebisa mungkin mencari cara untuk mencegah datangnya masalah. Jika pun masalah masih saja terjadi, sudah menjadi tugas perusahaan internal audit untuk mencari solusi yang paling efektif.
Selain itu tujuan dari sebuah perusahaan internal audit juga untuk memberikan evaluasi menyeluruh terkait dengan fasilitas distribusi. Apakah fasilitas distribusi tersebut sudah sesuai dengan pedoman atau belum.
Jika ditemukan ada kesalahan dalam sistem distribusi maka akan segera dilakukan perbaikan. Tujuan dari perusahaan internal audit lainnya adalah memberikan evaluasi yang sistematis dan terjadwal.
Selain berisi tujuan dari sebuah perusahaan, dalam bagian isi juga dicantumkan aspek yang dicakup oleh perusahaan tersebut. Misalnya saja aspek yangh dicakup oleh perusahaan internal audit adalah manajemen mutu, personalia, bangunan dan peralatan, dokumentasi dan recall.
Di bawah bagian cakupan, ada kolom untuk tanggung jawab. Dalam kolom ini berisi tentang kepala tim yang memimpin tim intenal audit untuk bertanggung jawab melaksanakan intenal audit perusahaan.
Penjelasan Prosedural
Pada bagian selanjutnya ada penjelasan tentang prosedur yang dilaksanakan oleh tim audit perusahaan untuk malakukan internal audit. Misalnya saja menyiapkan jadwal, membentuk tim audit, dan menyiapkan daftar periksa.
Selain itu juga mencatat semua penemuan penting ketika internal audit dilaksanakan. Jika sudah tercatat kemudian diklasifikasikan berdasarkan tingkat keparahannya untuk selanjutnya dibuatkan laporan dan rekomendasi rencana perbaikan.
Setelah rencana perbaikan disiapkan dalam CAPA (Correction anda Preventive Action), maka selanjutnya ditentukan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perbaikan tersebut beserta siapa yang bertanggung jawab.
Disposisi
Bagian terakhir dari format Standar Operasional Prosedur adalah disposisi/pengesahan. Dalam disposisi ini dicantumkan siapa yang membuat SOP, siapa yang memeriksa dan siapa yang menyetujuinya.
Fungsi Standar Operasional Prosedur Perusahaan
Banyak sekali fungsi dari SOP Perusahaan, misalnya saja untuk memperlancar tugas pegawai atau tim dan unit kerja. Selain itu juga bisa dijadikan dasar jika ada penyimpangan.
SOP Perusahaan juga bisa digunakan untuk melacak dan mendeteksi jika ada satu saja hambatan yang mengganggu sistem perusahaan. Dengan SOP Perusahaan yang disosialisasikan dengan jelas, pegawai juga akan disiplin dalam bekerja dan menjadikan SOP tersebut pedoman yang tidak akan dilanggarnya.
Demikianlah ulasan tentang Standar Operasional Prosedur Perusahaan, yang manfaat dan fungsinya sangat penting untuk kelangsungan perusahaan tersebut. SOP memang harus dibuat berdasarkan format yang benar agar hasilnya maksimal serta mudah diaplikasikan oleh semua pihak.